書類選考準備はOKですか？
目次
今回は、履歴書やエントリーシート、自己PRの書き方、業界によって取得しておくと良い資格などを紹介します。
書く文字や文章で、どれだけあなたが優れているか、入社したい気持ちが強いかを端的に伝えなければなりません。
書類選考の審査基準の中で、私が１番大切に感じるポイントは、勉強や能力の高さなどの優秀さよりも、「人間性」だと思っています。
いかに文章だけで、採用担当者に「この就活生と直接会って話してみたい！」と思わせるかがキーポイントです。
そう思ってもらえるような履歴書やエントリーシート、自己PRを書くことができれば、書類選考は通過することでしょう。
では、採用担当者が目を引く書類の書き方を説明していきます。
履歴書の準備
履歴書は、採用試験中の身分証明書のようなものです。
今後の審査にも影響がありますし、最後まで使用されるものなので、とても大切な書類となります。
誤りがないよう、丁寧に書くことを心掛けましょう。
１. 履歴書の購入
履歴書の購入の際、どれも同じだと思って中身（レイアウト）を確認せずに購入する方はいないでしょうか？
履歴書にもいくつか種類があります。
記入項目は基本的にどれも同じですが、実は新卒用という履歴書があるのです！
もちろん、100円ショップやコンビニエンスストアなどで取り扱っている OR で売っている履歴書で提出しても問題はありません。
しかし、他の就活生と差を付けられる一つ目のポイントになります！
詳しく説明していきましょう。
一般的な履歴書と新卒用（就活生向け）の履歴書とでは、明らかな相違点があります。
それは、自己PR欄の枠の大きさです！
一般的な履歴書にももちろん自己PR欄はあるのですが、枠の大きさ（記入欄）が小さめです。
しかし、新卒用（就活生向け）の履歴書は、大きめにレイアウトされており、たっぷりと記入ができる仕様となっています。
画像引用：日本ノート株式会社「自分を売り込む履歴書」
http://www.apica.co.jp/corporate/info/pdf/F-SY_release.pdf
上記のように記入欄がしっかりと確保されているものがオススメです。
ですから、内容（レイアウト）を確認してから購入するとよいですね。
２. ボールペン選び
ボールペンには、水性・油性があると思いますが、どちらがよいのでしょうか？
それぞれの特性があるので、まずそこから説明します。
水性：滑りが良い、発色が良い、乾きが遅い、滲む、耐水性なし
油性：耐水性に優れている、乾きが早い、滲まない、書き味は重い
上記のような特性があります。
一概にどちらが良いとは言えませんが、あなたが選んだ履歴書やエントリーシートなどの紙質との相性やあなた自身のお好みで選ぶといいかもしれませんね。
ちなみに、ペンの太さは0.7㎜がオススメです。
一般的な太さの0.5㎜でもいいのですが、太めの文字の方がハッキリと見やすく目立ちます。
また、最近では書いた文字を消すことができるボールペンがありますが、こちらは使用NGです！
３. 証明写真のマナー・印象の良い写真の撮り方
履歴書には、必ず写真が付き物です。
普段から写真うつりの良い方でも、証明写真は苦手な人も多いはず・・・
履歴書の証明写真は、書類選考の中であなたの第一印象を決める大きな役割を果たしています。
写真の時点で、マナーや身だしなみ、印象が悪いと志望動機や自己PRがスッと採用担当者の心に響きません。
必ず押さえておきたいマナー・身だしなみ、いい写真の撮り方を紹介します。
写真スタジオや証明写真機で撮影
費用は掛かりますが可能であれば、就活の写真はプロの方に撮ってもらうと、表情が豊かでとても綺麗な仕上がりになります。
ごく稀に、スナップ写真の切り抜きや自撮り写真を使用する方がいるようですが・・・論外です！
使用する３か月以内のものを貼付
面接時、本人と写真の相違があってはありません。身だしなみが整った状態で撮影しましょう。
証明写真の裏には、学校名・氏名を記入してから貼付
万が一剥がれてしまった際、必要となります。
身だしなみを整え、撮影
撮影時は面接当日と同じ服装だと良いです。
写真の表情は、自然な感じで親しみやすさを
緊張する方も多いと思いますが、強張った顔や無表情は印象があまりよくありません。
口角を少し上げ、柔らかい感じを出しましょう。
口を開けての（歯を出して）笑顔はNG！
また、女性でありがちな上目使い、アヒル口なども厳禁。
身だしなみを整え、顎を少し引き、少し微笑む！これが第一印象の良い写真の撮り方です。
会ってみたいと思わせる！履歴書＆エントリーシートの書き方
上で説明したように、書類選考が通らないと、面接に辿り着けません。
いかに採用担当者、面接担当者に自分と直接会ってみたいと思わせることができるかが、勝負の鍵です！
大きな企業を希望し、採用試験にチャレンジした場合、あなたと同じくらいの学力や能力を持っている学生は、山ほどいると思ってください。
採用される定員人数は決まっているので、例えばあなたが合格ラインの成績の場合、あなたと同じライン（学力・能力）の受験者が全員、次の選考に進めるわけではありません。
甲乙つけ難い場合もおそらくあるでしょう。
その一握りに残るためには、書類の内容が勝負です。
おっ！と思わせるもの、直接会ってみたいなと思わせることができればあなたの勝ちです！
もちろん虚偽の内容を書くことはできません。
同じ内容を書いたとしても、書き方次第では印象が良く見える、端的で分かりやすいなど変わってきます。
ここからは、書き方のポイントを挙げながら項目ごとに説明していきましょう。
基本情報欄（名前や住所）
- ①日付は、提出日かその前日を記入（郵送の場合は、投函日）
- ②記入する日付や生年月日などの西暦・和暦は、履歴書全体で揃える
- ③名前は大きく！ハッキリ！見やすい文字で！姓名の間に適度なスペースを空ける
- ④ふりがなは、履歴書の「ふりがな」「フリガナ」に合わせて記入する
- ⑤住所は、都道府県名からマンション名などまで、省略せずに正確に書く
- ⑥電話番号は日中繋がりやすい電話番号を記入する
- ⑦メールアドレスは、携帯やスマートフォンのものかフリーアドレスのものを記入
※この際、大文字小文字の間違いやアルファベットと数字で似ているもの（ｌと1など）の記入に注意する
丁寧に時間をかけて書いているか、サッと書いたものか、採用担当者は気付きます。
文字を綺麗に書くことが苦手な方も、丁寧に書く努力をしましょう。
企業からの連絡用になる項目なので、誰が見ても間違えないようなきちんとした文字で記入することを心掛けましょう。
また、書き間違い等をした場合、修正テープや修正液の使用は絶対不可です！
途中で間違えてしまった場合は、最初から書き直しましょう。
誤字脱字に細心の注意を払ってください。
学歴・職歴
- ①１段目中央に「学歴」と記入
この時、学と歴の間に適度なスペースがあると見栄えが良くなります。 - ②高校卒業から記入を始める
○○年３月○○高等学校 卒業
「高校」ではなく「高等学校」、省略せず正式名称で記入する。 - ③大学や専門学校の学部や学科、コース名など省略せずに記入
特に、今回の採用試験に役立つような内容の学部や学科などはしっかりと記入する。 - ④職歴は、左寄せでなしと記入する
アルバイトは、職歴に含まれません。 - ⑤「現在に至る」を記入
学歴を書き終えたら、次の段に右寄せで記入。 - ⑥「以上」を記入
「現在に至る」の次の段に左寄せで記入。
資格・免許
- ①取得年月日は、西暦・和暦を統一
履歴書内で、バラバラな表記をしないように心掛ける。 - ②取得資格や免許名は、正式名称で記入
略して記入はせず、分からない場合はインターネット等で調べる。 - ③記入できる取得資格や免許が多い場合、受験する職種にマッチするのもの厳選する。
企業から求められているレベルに沿うものを選ぶと良いでしょう。
逆に、アピールにならない（評価されない）ものは記入NGです。
心を動かす志望動機、自己PRの書き方
志望動機
志望動機ですので、なぜその企業を選んだのかを明確に伝えましょう。
数ある企業（同業界）のなかで、どうしてこの企業なのか、何に惹かれたのか、何を思って入社したいと思ったのかを熱意をもって記入しましょう。
例えば、社風や理念などに惹かれた場合は、自分の考え方にマッチすること、一緒にその企業を伸ばしていきたいなどの意気込みを！
その企業の主力商品や、広告・宣伝方法の仕方について語ることもいいかもしれません。
しっかりと企業研究をしている、待遇や上辺だけで判断して入社を希望していると思われないように熱意をもって記入しましょう。
文章ひとつでも、相手には書き手の温度は伝わります。
心に余裕を持って、入社したいという気持ちをアピールしましょう！
志望動機記入例
私が貴社を志望した理由は、この業界のパイオニアである貴社の商品、「○○」が大好きだからです。
貴社の商品の○○に出会ったのは、△年前でした。今でこそ一般的になった○○ですが、当時の私にとって貴社の○○は、衝撃的でとても胸が熱くなったことを今でも覚えています。
特に○○テクノロジーによる○○は他に真似できない製法で、技術力の差と日々の研究があってこそのものだと思うので、大変興味があります。
大好きな○○に関わりたい、その他アイテムも皆様と一緒に作り上げるその一員になりたいと、かねてより思っておりました。
探求心やチャレンジする意欲は、人一倍強いです。
自分の持ち味を活かして、貴社の縁の下の力持ちになりたいと強く思います。
自己PR
個性を出す、自分らしさ、自分がどんな人間かをアピールすることを心掛けてください。
難しいことを書く必要はありません。
自分の長所や、今まで経験してきたことで培ったこと、壁を（困難）越えて学んだこと・・・
それぞれ何かあると思います。
仕事に関連付けられるもの、紐付けることができそうなものを選ぶと印象が良いです。
自己PRを記入する上で、大切なことは読みやすく、相手に響きやすい書き方をすることがポイント！
まずは、結論を冒頭に記入しましょう。
「私は○○な人間です。」や「私の強みは、○○な点です。」等。
結論を先に書くことで、読み手に響きやすいです。
限られた枠内、かつ端的に文字で伝えるには、５W３Hを用いて記入すると相手に伝わりやすいです。いつ、どこで、だれが、なにを、なぜ、どのように、どのくらいを入れ替えるだけで、非常に簡単に文章を組み立てることができます。
数の表現などは、「沢山」や「多く」という曖昧なものではなく、明確な数字を記入するとよいです。
そして、末尾に必ずその自己PRがどのように仕事に活かせるのかを記入してください。
自己PR記入例
私の強みは、「協調性」と「傾聴力」です。
高校生から今現在まで○○でアルバイトをしています。そこでは、シフトマネージャーと呼ばれる役職に就かせて頂き、時間帯の責任者として勤務しています。
お店の為に、お客様の為に、自分には何ができるかを考えながら日々働いています。
特に社員の方と自分より年下のアルバイトの子の架け橋になるよう、中立の立場に立って意見やアドバイスをするように心掛けてきました。
性別や年代によって、考え方や物事の捉え方が異なるのでそれを修正し、チームワーク向上に努め、グループ店舗での売り上げコンテストでは、所属する店舗がエリアトップの成績で優勝することができました。
貴社に入社させて頂けるのならば、この協調性と傾聴力を活用して、新プロジェクトのチームの雰囲気作りやクライアントの交渉などに活かせたらと思います。
知っておきたい！送付状の書き方
履歴書やエントリーシートの準備が出来たら、次にやることは送付状の作成です。
手渡しで持っていく場合は封筒に入れて持参すればいいのですが、郵送の場合は送付状が必要となってきます。
ここからは、送付状や封筒の書き方について説明します。
送付状とは
送付状とは、同封している中身を記載した書類のことです。
ビジネスマナーとして、書類送付の場合には必ず付けるものなので忘れないようにしてください。
記入する内容は以下になります。
- ①日付
- ②宛名
- ③自分の名前・連絡先
- ④件名
- ⑤本文
- ⑥同封書類について（箇条書き）
上記の内容を記入すれば、完成です。
では、ここからは順を追って説明していきます。
送付状の正しい書き方
- ①日付
右上に記載する。
履歴書と同様に投函日当日、もしくは前日にする。（中の書類と合わせること）
西暦、和暦も合わせるように！ - ②宛名
左上に記載する。
○○株式会社（宛先が部署名の場合、「御中」、個人名の場合、「○○様」、「ご担当者様」） - ③自分の名前・連絡先
右寄せで記載する。
学校名、学部、学科を正式名称、その下に氏名、住所、連絡先、メールアドレスを記載。
メールアドレスの英数字の誤字脱字に要注意！ - ④件名
中央に記載する。
「選考応募書類の送付につきまして」、「選考応募書類の送付の件」など - ⑤本文
件名の下、中央に記載する。
拝啓・敬具、謹啓・敬白などの頭語と結語を必ず使用し、時候の挨拶も忘れずに！ - ⑥記書き（同封書類について）
本文下の中央に「記」と記載する。
箇条書きで同封している書類名、最後に右下に「以上」と記載する。
画像引用：「送付状をパソコンで作成する方法と用紙に印刷するまでの手順を紹介」より
https://tenshokuexp.com/write-letter-pc/
知っておきたい！封筒の書き方
送付状が完成したら、次に準備するものは送付用の封筒です。
適した封筒の選び方や、どのように記入するのかを説明します。
封筒選び
封筒は、大きさや色など種類はさまざまです。
履歴書などを送るものとして適したものを選ばないと、直接会ってもいないのに印象がマイナスになることも・・・最後まで気を抜かずに選んでいきましょう。
まず、大きさですが履歴書などに折り目が付かずに封入できる大きさが◎
新卒用ですと、中央で折った大きさがA4（見開きA3）になるものを選んでいる方が多いと思います。
ですから、封筒の大きさは「角型A4号（角A4）」もしくは、「角型２号（角２）」が好ましいです。
色は、「白色」のものを選びましょう。
また、封筒に記入する際のペンは必ず油性ペンで！
水性ですと、雨などで滲んでしまう、汚れてしまう可能性があります。注意しましょう。
封筒の正しい書き方
下記の図をご覧ください。
こちらが記入例です。
画像引用：「マイナビ転職 マイナビノウハウ」より
https://tenshoku.mynavi.jp/knowhow/rirekisho/06
- ①郵便番号は最上部中央もしくは少し右寄りに記入する。
- ②住所は１番右に縦書き、数字は原則漢数字で記入する。
「〇丁目〇番地〇号」の表記をすると◎ - ③（株）など略さず正式名称で記入する。
- ④宛名はバランス重視で中央に住所よりも大きめの文字で記入する会社名、部署名、個人名の順で記入。
（肩書や役職名ある場合はそちらも記入）
※会社名のあとの「御中」と個人名のあとの「様」は併用不可。 - ⑤左下に縦書き赤字で「応募書類在中」と記入し、赤枠で囲む（スタンプも可）
- ⑥切手は左上、１枚でまっすぐ貼る。
- ⑦裏面の自分の氏名や住所は、表面同様漢数字を使用し、左側に記入する。
氏名は住所より少し大きめの文字で。
封筒の表と裏面の記入の仕方は以上です。
履歴書などと同じように、心を込めて丁寧に書くことを意識してください。
履歴書など応募書類の封入
封筒の記入も終えましたら、最後は封入作業です。
何も考えず、ただサッと入れるのはNG！
入れる順番やちょっとしたひと手間を忘れずにすることで、採用担当者があなたの書いた履歴書を気持ちよく読んでくれるかもしれません。
新品のクリアファイルを準備
履歴書などを封筒に入れる場合は、クリアファイルを使用しましょう。汚れや、折れ曲がってしまうことを防いでくれます。
無色透明で、新品なものを用意してください。柄物や色、使い回しは好ましくありません。
封入する順番
- 1.送付状
- 2.履歴書
- 3.エントリーシートなど
- 4.その他応募書類
こちらの順で、クリアファイルに収めてください。
最後に、封筒の封を閉じます。その際、必ずのりを使用して封をします。テープなどでは剥がれてしまう可能性があるのでNG！しっかりとのり付けしましょう。
また、のり付けが済んだら、「〆（封字）」をします。ビジネスマナーのひとつです。
以上が、履歴書などの応募書類の書き方などの一連の流れです。
メールでの応募書類の提出マナー
最近では、履歴書などの応募書類を手渡しや郵送ではなく、メールで提出する企業が増加してきました。
こういった場合のマナーと注意点を紹介します。
メール送信のマナーと注意点
- ①応募書類は、パソコンで作成する
企業の方から、「手書きのもの」と指定がなければパソコンで作成するようにしましょう。
手書きの書類をスキャンした場合、文字が潰れて読みにくい、顔写真が不鮮明になってしまうことがあります。
せっかく時間をかけて丁寧に書いたものが台無しです。
また、WordやExcelなどのオフィスソフトで作成した場合、添付ファイル（応募書類）はPDF形式に変換して送信しましょう。
メールを受け取った採用担当者がそのまま印刷することができ、手を煩わせることがないので印象が良いです。
PDF形式に変換後は、ファイルをフォルダに格納し、zip形式でパスワードを設定して圧縮し、メールに添付します。
ファイル名は、分かりやすく「日付」、「ファイル内容」、「氏名」と記入するとベター。 - ②メールの件名、内容は簡潔に！
企業の採用担当者のもとには、毎日沢山のメールが届きます。
人目で見て分かるように簡潔に書きましょう。
例.「履歴書ご送付の件/氏名」、「応募書類ご送付の件/氏名」など
１. 件名
２. 宛先
３. 氏名
４ 用件
５. 締めの挨拶
６. 署名
画像引用：転職サイトdodaより
https://doda.jp/guide/rireki/coverletter/005.html
上記のように端的に記入することを意識しましょう。
※履歴書を添付する際は、パスワード設定を！
個人情報の取り扱いには、十分留意してください。
「応募書類には念のためパスワードを設定しております。
後ほど、パスワードをお送りさせていただきますので、ご確認お願い致します。」
などの１文を記入し、後ほどパスワードを記載したメールを送信すると、とても丁寧です。
- ③最終チェックを忘れずに！
- 添付した応募書類の内容（誤字脱字、顔写真の有無）
- 宛先（メールアドレス）
- 件名（記入済みか確認、誤字脱字）
- 本文（誤字脱字、見やすさ）
- 署名（誤字脱字）
- 添付データ（PDF形式で添付されているか）
以上がメールで提出する場合のマナーと注意点です。
ちょっと豆知識！企業の敬称
あなたが記入している、応募先企業の敬称は間違ってはいないでしょうか？
一般的に使用されるのは「貴社」だと思いますが、それ以外を応募する場合なんと書けばよいのかと疑問に思った方もいると思います。
では、どのような敬称があるかご紹介したいと思います。
- 会社（株式会社など）・・・貴社
- 銀行・・・貴行
- 病院・・・貴院
- 学校・・・貴校
- 幼稚園＆保育園・・・貴園
- 事務所（法律、会計など）・・・貴事務所
- 法人（社団、NPOなど）・・・貴法人
- 店舗（個人経営など）・・・貴店
今回ご紹介したものは一部ですが、このように敬称は「貴社」だけではありません。
あなたが希望する企業は、どの敬称にあたるのか間違えないようにしましょう。
また、「貴社」と同じような部類の「御社」は書類には記入しないように注意してください。
「御社」は話し言葉で、相手の企業を敬う言い方になります。
書き言葉の場合は、「貴社」を使用するようにしましょう。
業界別！取得しておくと有利？！な資格
就活では、他の受験者とどうしても比較、差をつけたいと思ってしまいますよね。
実際、他者と比べる必要はないのですが・・・グループ面接などで一緒の空間にいた場合、気になってしまうものです。
資格があるからといって、絶対に有利になる！とは言い切れませんが、アピールポイントになる、自分の自信に変わることがあります。
資格取得の為に、何をどう頑張ってきたか、どれくらいの時間を割いて合格に至ったか、入社後にその資格をどう生かしていくかなど、自己PRにもなります。
現状、資格がない方でも、やる気と努力次第では簡単に取れる資格も数多くあります。
マイナーな資格でも、いくつも持っていると面接官の興味をそそる場合もあるようです。
資格には、国家資格と民間資格のものがあり、さまざまな資格が数多く存在しています。
今回は、業界別にオススメしたい資格を紹介するので、自分の進みたい業界が決まっている方はチェックしてみてください。
また、これから将来の道を考える方は、気になる・自分の好きそうな資格から進みたい道を選ぶという方法もあるので、検討してみてください。
- 外資系企業・・・TOEIC550点以上、700点前後が理想、ＩＴパスポート
- 事務、経理関連・・・日商簿記検定２級以上
- SE（システムエンジニア）・・・MOS
- 営業職・・・秘書検定準１級、日経テスト400点以上、自動車の運転免許
- 金融関係・・・FP技能検定（フィナンシャルプランナー）2級以上、公認会計士
- 小売り、アパレル関連・・・カラーコーディネーター検定、手話検定、TOEIC550点以上
- 旅行関連・・・国内旅行業務取扱管理者
- 不動産関連・・・宅地建物取引士資格試験
代表的なものを挙げましたが、他にも数多く資格はあるので、時間に余裕を持ってチャレンジしてみてください。
まとめ
あなたは普段、どのような字を書いていますか？また、書いている時の気持ちや気分はどうですか？
最近は、スマートフォンやパソコンなどを利用することが多く、文字を手書きすることが減少してきました。
そのため、昔と比べ文字を書くことを苦手とする人が増加傾向にあります。
「字は体を表す」という言葉があるように、あなたの人柄が文字となって顕著にあらわれます。
乱雑な字を書く人は、それだけで「いいかげんな人なのかな」と思われてしまう可能性が・・・
「読めればいい！」なんて考えは捨てましょう。
気持ちを込めて書くことで、自然と丁寧な文字になりますし、落ち着いた気分で書くことが出来ます。
日頃から意識をすることで、整った字を書けるようになるので心掛けるようにしましょう。
